事事通酒店管理系统 第一章  前台接待

第一节  散客预订

基本操作

1．点击散客预订图标，即生成了一张空白的新预订单。

2．输入预订的基本资料，包括：客人姓名（其中英文名是系统自动生成）、抵店日期、入住天数（离店日期会根据入住天数自动调整，输入离店日期，入住天数也会跟随变化）、房类、房数、市场码，点击保存按钮，简单的预订处理便完成了。

◆当输入第一栏客人姓名后，系统会自动作历史客检索，若该姓名与历史客同名，则会弹出同名历史客浏览窗（可能不止一条记录），选中其中一条符合要求的记录，按回车键或双击记录，进入历史客详细确认窗口，若预订客人正是该历史客人 ，即可点击生成订单按钮，则完成了该预订客人的记录（由历史客人资料转来），这时只需对房类房数等信息作适当调整便可实现快速填写预订单。

◆其中房类、房数、市场码必须填写（也可双击栏目处或按回车键，还可以按F1，在弹出的窗口选择房类和相关房类的房间）。

3．在完成预订处理点击保存之后，或者点击预订单中的修改按钮之后，请注意观察：原来的灰色按钮，变成了黑色可用按钮，如（图1）。

（图1）

各项功能按钮说明

订房处理：当客人要求预订多种房类时，点击订房处理按钮，即弹出订房信息窗口（图2），可对客人要求的房类、房数作出增加、担保、取消的操作，然后点击保存按钮存盘后退出。这个窗口如果选择的房类没有空房，则输入的订房数都无效，不能用作订房。

对基本的订房信息（即第一条记录），在此窗口不能修改，因为是主预订信息，只能在散客预订窗口修改，对于新增加的预订信息在此窗口确定是要担保还是要取消的预订，最后作保存退出。

(图2)

VIP：点击VIP铵钮，进入此预订客人的VIP客人详细资料界面（图3），输入相关资料，点击确认，右下角出现“√”符号，退出返回预订登记单详细界面，则VIP功能钮呈红色，表明该客人是VIP客人。

VIP客人信息窗口，客人资料在此输入，当确认以后，如果想取消此VIP客人，则点击取消，取消以后，“取消”按钮变成“恢复”，如果需要重新确认此客人为VIP客人，只要点击恢复  客人信息就会恢复为VIP客人。

◆     客人预订时，当输入客人姓名后，系统会自动作VIP客人检索。能够快速生成VIP客人的预订单录入功能，便于操作。

（图3）

预订状态说明

    普通预订（DR）：系统默认状态为DR，每新生成一张预订单均为普通预订状态。

取消预订（CR）：客人由于某种原因取消预订，点击取消订单按钮，输入取消原因后，确定保存，则该预订单为取消状态。取消原因会在预订中反映出来。对于取消的预订单，如果需要操作，可以通过查询来恢复为有效预订单。当订单做取消操作后，界面中的“取消预订”按钮会自动变成“恢复预订”，对于操作失误造成的取消可以快速恢复。   

有担保的预订（GT）：已交押金或VIP客人的一些具有担保性质的预订，点击担保确认，输入担保预订原因，点击保存，则系统自动锁房，从而将预订状态改为有担保的预订，该预订优先级别最高。担保原因会在预订中反映出来。

◆交押金在前台收银---帐务处理付款按钮中的押金处理中进行，后面帐务处理中会详细讲到。

等待预订（WT）：点击Waiting按钮，输入等待原因，点击保存，从而将预订状态改为等待预订，该预订优先级别最低，一般用于房间超预订。对于等待预订，也是作为普通的预订，只是优先级别低一些而已。

其他按钮说明：散客预订中复制按钮可以复制一张和打开的预订单相同的预订单，需要重新确认客人资料保存后，就生成了一张新的预订单。

       修改按钮，在已生成的预订单查看窗口，只有点击了修改按钮，才能够修改预订单信息。

预订浏览

1．点击前台接待---预订浏览图标，进入预订浏览窗口，这时可以看到所有的预订记录（如图4）。对于取消的或其他的无效的预订，可以通过查询所有信息来查看。点击查询，然后直接确定，不输入资料信息，就能够查询出所有预订单信息。

2．预订浏览中，双击某一条信息或按回车键可以查询客人详细资料。

3．预订浏览中点击新预订单按钮，同样也可用于生成一张空白的预订单。

（图4）

第二节  散客登记

基本操作

1．点击前台接待的散客登记图标进入散客登记的空白资料界面。

2．在空白栏目输入客人姓名（英文名系统自动生成）、入住天数（抵店日期是系统默认的当前日期，离店日期是根据操作员输入的入住天数系统自动生成，通过输入离店日期系统也可以自动确定入住天数）、房间号码（可双击该项选择也可以直接输入，对应房价表中该房类的房价便自动呈现于房价栏目中）、市场码（系统默认的市场码为50%，可用鼠标双击该项选择，也可直接输入），然后点击保存，登记便完成了（如果房号被锁等原因，将提示数据不能存盘，这种情况下，应该换房号）。这时，客人登记界面中的各功能按钮由灰色无效变成黑色可用按钮(图5)。

对于简单快速生成的散客入住单，信息是需要完善的，如客人的身份证可以先电脑扫描，然后在客人入住后，根据身份证信息录入电脑以保存完整的散客入住信息单。

◆客人登记入住时，输入客人姓名后，系统会自动作特殊档案客人、VIP客人、历史客人检索。这几种检索的顺序依次为：特殊客人信息、VIP客人信息、历史客人信息。如果输入的姓名在这些种类的信息中检索到，就会弹出相应的同名的客人资料信息，判断是否是同一人，相同则确认，不同则取消。对于一个人有多个同名的情况，会依次弹出多个同名的客人资料信息窗口，便于确认。

    3．点击制卡按钮给客人制作电子门卡。这里只能给客人发放客人卡，只有在入住信息单保存以后，即信息都录入电脑后才能够发放客人卡，否则不能发卡。

（图5）

4．为了减少客人等待时间，入住登记时可先输入一些必要的栏目资料，入住手续办完以后如果酒店有要求的话，此时再输入客人其余的资料，再点击保存，如：国籍、证件类型、合约单位、付款方式等，以上这些项目除了可以手工输入以外，还可以用鼠标双击该项进行选择，如果证件是默认身份证的话，此系统有身份证自动识别功能，系统会自动对身份证号码中的性别、生日、所在地进行判断，还可以判断出身份证号码是否有效，增加酒店的安全性。对于登记信息中的选择栏信息可以通过鼠标双击或F1键来完成。

各项功能按钮说明

VIP：点击VIP按钮，进入VIP客人详细资料界面，输入相关资料，点击确认和退出返回入住登记单详细界面，则VIP功能按钮呈红色，表明该客人是VIP客人。

具体的VIP客人信息维护在VIP客人信息维护中会讲到。

同行客人：即入住登记客人的同行客人记录。对于同行的客人可以通过点击界面中的功能按钮“同行客人”来查看。

转帐：转帐设定的功能，是把本方帐号发生的指定费用，转到另一方（对方）帐号上，设定一旦建立后，本方帐号在各消费点发生的指定费用，将由电脑系统自动记入到对方帐号，不需要人工干预。

可以设定全部费用转帐，也可以指定对哪些费用进行转帐。

转帐设定所建立的是一个关系，而不是具体的一笔费用。已经记在本方的费用，不会因为转帐关系的设定而转出。建立转账关系后，发生的每一笔费用都会根据设定的关系来转账。设定转帐关系的步骤如下：

1．登记单界面中，点击转帐切换功能，弹出所有在住的客人资料界面，选择其中一名客人为转帐中的一方，按回车键或双击进入转帐设定界面，界面左右两边分别记录着登记单（本方）中和由转帐功能选出来（对方）的客人（图6）。

（图6）

2．箭头所指的客人为转帐关系中的“对方”，这里设定的转账关系为自动转账，不需要收银部门操作员工的操作就可以完成，所以必须谨慎。建议要和收银员工确认设定转账关系，以便操作关系的明确。

3．要注意分清本方转出的是客帐还是房帐，而转入对方的是客帐还是房帐，在相应的客人帐务中也要选择客帐或房帐。一般情况最好不要修改，因为酒店操作的大多数是房帐，对于客帐都是很少操作的。

4．用鼠标在本方的“自付费用”选中一个费用类别，通过鼠标拖入对方的“代付费用”栏目中，表示该种费用由对方来付款。

5．如果需要取消一种费用的转帐设定，可在对方“代付费用”选中待取消的一条费用种类，拖入本方“自付费用 ”栏目中，这样就取消了此费用的转账。

6．如果要把本方全部费用都转出，可以在下方点击所有费用，这时本方全部费用种类移入到对方“代付费用”栏中，转账关系就设定了。

7．如果只转出房租和服务费，可以在下方点击房租和服务费即可。

8．如果需要取消转帐设定，可以在下方点击取消设定，这时对方全部“代付费用”种类移入到本方“自付费用”栏中。

9．转帐设定完成后，点击确定按钮保存设置，点击退出按钮退出操作。

其他：即客人资料的附加信息，可根据酒店要求填写具体栏目，然后存盘退出操作。

证件扫描：可以在客人入住的时候通过扫描证件，把客人的证件信息以图片形式保存到系统，需要查看的时候可以直接读出信息图片。

几种入住情况处理

同行：即客人入住时是以散客进行登记的，他们是一个整体，可能是单独付账也可能是联房操作，需要设定转账关系，便于操作查看，使酒店更加了解入住客人的资料情况。

1．同行客人有一部分登记信息是相同的，例如抵店日期、时间，在完成了第一名住客登记资料的基础上，点击同行按钮，在弹出的提示框选择“是”复制出另一张登记单，根据同行客人的情况，输入客人姓名、房类房号等区别信息，点击保存便快速完成该客人的入住登记，此时该客人与第一名客人建立了同行链关系，在彼此的入住登记界面上方的同行选项中可互相查看。

2．可以连续使用同行功能，为两人以上的同行客人进行快速入住登记。

同住：是指一间房住二个或两个以上客人。

1．同住客人至少房号信息是相同的，两人或两人以上的客人入住同一间房时，在完成了第一名住客登记资料的基础上，点击同住按钮，在弹出的提示框选择“是”增加一名同住客人，根据同住客人的情况，输入客人姓名等区别信息。

2．可以连续使用同住功能，为两人以上的同住客人进行快速入住登记，如果超出房间人数的限额，系统就会提示是否要加床。

3．若要查看其中一名同住客人的信息，只要在入住登记界面右方的同住客人栏中双击该客人记录，便打开了该客人的登记资料，而原记录的客人姓名置于了该客人的同住栏中。

◆加床：是同住的一种特殊形式，当同住客人数大于客房床位数时就称之为加床，它又包括两种情况：一是加床收取加床费，二是加床不收加床费。

   它们之间的操作区别是：作同住处理时，当系统提示“同住客人数已大于客房床位数，是否加床？”点击是，则系统会自动收取加床费；点击否，则加床不收取加床费。

◆换房：客人会因为某种原因而要调换房间，点击客人浏览图标找到待换房客人的登记记录，按回车键或双击记录，打开客人登记资料界面，双击房号栏目选择欲换进的新房号或直接修改房号，这时界面弹出“是否换”的提示框，选择“是”，在后续弹出的换房原因中选择相关信息（双击记录或按回车键），若换房客人有同住客人，系统还会提示“同住客人是否一起换房”？选择“是”，则原房空出，新房又有同住关系，选择“否”，只是一人搬出了原房。

◆点击客人浏览图标（散客和团队在住客人都可在此查询），浏览窗口包含了在住客人、预订客人、离店客人、历史客人四种客人类型(图7)，系统默认状态为在住客人，根据客人情况选择不同类型进入登记资料界面，仅作少量修改，便可实现快速登记入住。

（图7）

几种登记方式

预订客人登记：

若需要入住的客人作过预订，则直接点击客人浏览---预订客人选项，在列出的预订客人名单中，选择来访客人记录，双击或按回车键进入登记单（直接由预订单生成），根据客人实际情况，作出适当修改，点击保存即可。

离店客人登记：

若来访客人离店不久（系统未过夜审），点击客人浏览---离店客人选项，在列出的离店客人名单中，选择来访客人记录，双击或按回车键进入登记单，此时客人资料信息都不会变化，房间号也不会变化。根据客人实际情况，作出适当修改，点击保存即可。

对于离店日期不是当天的离店客人，客人资料信息保留，但需要重新确认房间号来生成新的散客入住登记。

历史客人登记：

若来访客人曾经在酒店入住过，点击客人浏览---历史客人选项，在列出的历史客人名单中，选择历史客人记录，双击或按回车键进入登记单，根据客人实际情况，作出适当修改，点击保存即可。

历史客人信息不包括客人资料中没有身份证资料的客人。在酒店住过、并且客人资料有详细的身份证号码信息的住客才能够转入历史客人资料。其他的离店客人信息不会被转入历史客人资料，只能够作离店客人转入住操作。

其它功能说明：

       散客转团队，就是把一些散客登记的信息转入团队信息，但入住房间和其他资料信息不会改变。

       制卡，在入住登记单保存以后，才能够发放客人卡。根据客人的入住时间，可以确定给客人发门卡的有效时间。

第三节  团队入住

基本信息输入

1．点击前台接待---团队入住图标进入团队浏览窗口，点击新登记单按钮，生成一张新的团队详细资料窗口，这时团队状态栏默认为“普通预订（DR）”。

2．输入团队名、团队类型、市场码、订房数、客人数等内容，其中，团队帐号是由系统自动产生的，不能更改。

3、团队登记单中，可以只输入团队名称就保存，团队类型、抵店时间、离店时间，入住天数，市场码都为默认值。可以修改也可以保存后再修改。

4．点击保存按钮确认所输入的内容，这时订房、订餐、支付说明、分房、成员快速录入、VIP选项由灰色无效变为黑色有效(图8)。

      （图8）

各项功能按钮说明

点击订房功能按钮，进入订房信息界面（图9），重复点击增加按钮可以增加多条订房记录，若房间有担保，点击担保订房按钮，确认担保后，房间状态由普通订房变为担保订房，若想取消房间预订，点击取消按钮，确认取消后，房间状态变为人工取消，且该条记录变灰不能再修改，订房信息输入完成后，点击保存，并按退出按钮返回到详细资料界面。

（图9）

点击分房功能按钮，进入团队分房窗口。如果有团队预订信息，则打开此（图10）窗口。此窗口界面由左边订房信息和右边设置两部分组成，每选中左边的一条订房信息，对应房类下可选择的房间号便列于分房设置部分，将合适的房间拖入右边，实现分房操作，点击退出按钮返回详细资料界面。这里的分房数不能够大于订房数。如果取消一间分房，可以从分房记录中选择，然后用鼠标拖动，移动到“可分房”信息窗口中，就完成了分房的取消。在选择分房后，可以修改房间入住的人员数量，点击退出完成分房操作。

（图10）

       对于没有订房记录的的团队分房，因为不知道需要的房类和房间数量，所以在界面中列出了当天所有的可用房，通过鼠标双击可以确定分房，也可以在分房信息中双击房号取消分房。分房完成后退出，则分房完毕。

分好房后，退出分房操作，系统会直接进入成员快速录入功能操作界面，依次选中列于界面左边的具有房号的团队名单，在客人姓名、性别、国籍、证件各栏输入各团员的简要信息（图11），点击存盘保存信息，若该团员另有别的需求，可再点击客人浏览---在住客人选定该成员，进入登记界面进行修改。功能完成后，只能够作入住操作，如果不作入住操作而重新点击成员快速录入或分房，则录入的资料信息将被删除，因为客人没有入住。

只能在客人入住以后再作查看操作，因为从分房操作开始一直到成员确定入住后是一个整体，如果中间作其他的操作，则数据就会被删除，这样就只能重新分房来完成操作。

（图11）

点击入住按钮，即弹出成员快速入住窗口，根据成员的实到情况，依次选中到访成员的入住栏目（“√”符号表示该成员入住），如果全部成员入住，点击下方所有成员入住按钮，则全部成员入住（图12），点击保存并退出返回团队详细资料界面。对于没有选定入住的人员，在重新点击分房或成员快速入住的时候会被删除。

点击制卡按钮，给入住客人批量制卡。

（图12）

点击订餐功能按钮，进入订餐信息界面，点击增加按钮，可以增加一条订餐记录（图13），订餐信息输完后，点击保存，并按退出按钮返回到详细资料界面。

（图13）

点击支付说明功能铵钮进入支付说明界面，输入支付说明信息，界面是左右两个方框，左边是团员自付费用的种类，右边是团队支付费用的种类，如果要指定某类费用由团队支付，可在左边方框中选中该费用用鼠标拖入右边方框中，同理从右边方框中选中某类费用拖入左边，则可以把团队支付费用改为自付费用，若所有的费用均由团队支付，可直接点击界面中团队支付所有费用选项实现，若只有房租和服务费由团队支付，点击团队支付房租和服务费选项（图14），点击解除所有设定选项，可重新设置支付情况，完成后，点击保存按钮并退出返回到详细资料界面。注意：这里设定的转账关系都是自动转账，因为一般接待和收银的工作是分开的，所以需要慎重，需要和收银部门的操作员工确认后再完成此功能。

（图14）

◆团队和散客的相互转换：

1．如果因某种需要，团队中的某一成员要脱离团队成为散客，可在客人浏览---入住客人中选中该团队客人，按回车键或双击记录进入客人信息界面，点击修改按钮后，再点击团队转散客按钮，在提示框中选择“是”即可，这时，在团队中建立的帐务关系将不再对转为散客的原队成员生效。

2．由散客转入团队，可在客人浏览界面中，点击散客转团队按钮，在提示框中选择“是”即可。

第四节  历史客功能

历史客户预订

系统每日夜审时，都会将当日退房离店客人的资料作为历史客资料保存起来（必须是有身份证号码的客人资料，便于确认信息），便于日后的查找分析和调用，调用方法如下：

1．当知道客人是历史客时，可通过前台接待---历史客户图标进入历史客浏览窗口。

2．点击查询按钮(图15)，在弹出的查询条件窗口中输入查询条件（不能确定的栏目可以不填），点击确定返回，这时浏览界面列出符合查询条件的历史客记录，并可打印报表，若不输入任何条件，浏览界面将列出全部记录。

3．双击选中的记录或按回车键，进入历史客人资料窗口，确认无误后点击生成订单按钮，在返回的预订单详细资料中便已经记录了该客人的其余信息（由历史客资料转来），这时只需对房类房数等信息作适当调整便可实现历史客人快速预订。

（图15）

历史客户维护

1．由前台接待---历史客户维护图标进入历史客户浏览窗口（图16）。

2．点击新历史客按钮，进入历史客详细资料窗口，在空白栏目中输入客人基本信息和统计信息，点击保存按钮实现新增一条历史客资料记录。

3． 对于历史库中有共同属性（如同属一人）的重复资料，可通过合并来整理数据，方法是：点

击资料合并按钮，在历史客窗口列出的记录中（或通过查询方式列出待选记录），双击记录或将记录拖入右上方的图中选中或重置记录，记录左方有绿色“√”符号的，表示该记录已被选中，没有的则未被选中，选择其中一条欲合并的资料为主记录拖入图片中，从而多条选中记录便合并为了一条主记录。在图片下方会显示要合并的记录条数。

（图16）

5．在历史客人浏览窗口双击客人记录，进入历史客人详细资料维护界面（图17）。点击修改可以修改历史客人的记录信息，历史客人在此酒店入住的统计信息，一般不能随便修改，以保证记录的准确性。点击到访记录来查看客人每次入住的时间和其他的信息，便于酒店管理。                              

（图17）

第五节  VIP档案维护

各功能按钮说明

点击VIP档案维护图标，进入VIP档案维护界面（图18），浏览框内列出VIP客人档案资料，可选定某条记录，用鼠标双击查看其详细信息。

（图18）

VIP查询：点击VIP查询，进入VIP查询界面（图19），输入客人名称、确认时间后，点击确定则生成相应的客人信息，此功能可查看一个或一批VIP客人资料。

（图19）

新增：点击新增按钮，即生成一张空白的VIP客人登记单，在相应的栏目填上客人姓名、证件类型、单位等信息，点击保存则完成新增一条VIP客人档案资料（图20），下方各功能按钮可完成注销、新增、修改、发卡相关功能。如果注销此VIP客人，同样可以通过查询来恢复此客人的VIP功能。发卡是酒店行业运用的一种消费手段，更方便地为客人提供多种付款方式，使酒店能够灵活操作自己的业务。

（图20）

修改：点击修改按钮，进入修改资料界面（图21），在相应的栏目上修改相关的信息，点击保存则完成该资料的修改操作，其中下方各功能按钮可完成注销、新增、修改、发卡相关功能。

（图21）

发卡：在VIP客人浏览框选中一条记录双击，进入该客人详细资料界面，点击发卡按钮，进入IC卡帐号设置界面（图22）。

1．点击读卡按钮，卡号自动读出，输入签单密码、重复密码、持卡人、联系电话、单位/地址。

2．点击保存，则帐号自动生成，此时新建和修改按钮由灰色无效变为黑色有效，可完成相应的操作。

3．点击发卡按钮，则完成客人发卡操作。

◆     其中状态和卡型可点击选择（状态分为正常、注销、挂失、冻结；卡型分为贵宾卡和消费卡）。各种卡类都是为酒店一卡通消费服务的，是目前酒店行业为客人消费服务的高档次手段。根据不同的客人类型，不同的卡类来设定客人的消费范围和折扣等功能。

（图22）

第二章  前台收银

第一节  帐务处理

押金处理

为了适应各种特殊的需求，系统提供客房帐号（简称房帐）和客人帐号（简称客帐），所有客帐信息都会在房帐中体现。对于酒店业务来说，一般都是操作房帐，因为房帐操作简单、迅速、准确，而客帐直接关联到客人帐务的分配，操作相对繁琐。

房帐中记录着同住的所有客帐帐务及他们的共同帐务（房帐），对于同一客房分单付款的客人，首先由人工将他们的公共房帐划分到客帐中，然后在客帐中分别结帐，星级酒店的大部分情况是每个房间都有明确的费用承担人，所以一般情况下不使用客帐，只使用房帐。

◆由前台收银---帐务处理图标进入帐务处理的浏览界面（图23），这里记录着在住客人（系统默认状态）、预订客人、团队浏览（包括在住团队和预订团队）、挂帐处理、临时帐号、离店客人多种客人帐务类型选择。

（图23）

预订客人押金处理：

1．对于有担保的预订客人，通常要收取押金，押金处理在收银部门操作。

2．点击预订客人功能按钮，酒店预订客人名单便显示于界面中部，选中一条记录双击或按回车键，进入押金处理界面。

3．点击押金按钮，在弹出的押金输入窗口输入付款方式、币种、金额（图24）。

4．点击确定返回押金处理界面，这时，界面下方便列出了该笔押金。

（图24）

在住客人押金处理：

1．点击在住客人功能按钮，酒店在住客人名单便显示于界面中部，选中一条记录双击或按回车键，进入帐务处理主界面。

2．主界面的上方部分记录着房帐及各同住客人的客帐信息（可通过点击“房间帐务”和“客人姓名”选项查看相应信息），下方为各功能按钮，点击押金按钮，在弹出的押金输入窗口输入付款方式、币种、金额（图25）。

3．点击确定返回主界面，这时，主界面下方便列出了该笔押金。

（图25）

◆注意：由个人帐务进入的押金处理界面，看到的只是客帐的押金明细，而在房间帐务的押金处理中看到的则是所有客帐的押金明细及在房帐下进行的押金处理明细。

团队押金处理：

1．点击团队浏览功能按钮，酒店所有预订和入住的团队名单便显示于界面中部，选中一条记录双击或按回车键，进入团队帐务处理主界面。

2．在主界面上方团队帐务选项界面下，点击押金按钮，在弹出的押金输入窗口输入付款方式、币种、金额（图26）。

3．点击确定返回主界面，这时，团队帐务主界面下方便列出了该笔押金。

（图26）

错误押金处理：

1．若押金输入有误，选中该记录（必须是有效记录，即黑字体记录），点击更改按钮，在弹出的押金输入窗口输入正确的内容，点击确定返回，这时，主界面原有误记录标志栏为更改，且记录为红色字体，而更改后记录标志栏为更新，为黑色字体（图27）。

（图27）

2．若想删除输错的押金，先选中记录（必须是有效记录，即黑色字体记录），点击删除按钮，于光标所在的备注栏中输入删除原因等信息后，按回车键或再点击删除按钮即可。这时，主界面中原有误标志栏为删除，且记录为红色字体（图28）。

(图28)

押金清退处理：

    选中有效记录押金，点击退押金按钮，于光标备注栏中输入备注原因，按回车键或再点击退押金按钮即可，这时，主界面中原有误记录标志栏为清退，且记录为淡蓝色字体(图29)。 在做退押金操作时，系统会提示是否押金转付款，操作人员应该仔细看清楚系统提示的问题，作出准确的操作，退押金处理可以直接清退客人押金，也可以把押金转入付款，在客人退房的时候结算。注意：押金可以有多种币种，如：港币、美元等。基础汇率系统已经默认设置，如果需要调整，请联系系统管理员维护。

（图29）

费用输入

1．点击在住客人或团队浏览功能按钮，选取记录进入相应的帐务处理主界面。

2．点击费用按钮，在弹出的费用数据输入窗口的代码栏目上输入费用代码，可以直接输入代码，也可以按F1键或鼠标双击此栏展开代码表，以选择方式输入，选中代码后按回车键（或鼠标双击），该代码即送回到记帐的代码编辑栏上，随即名称会自动生成。

3．在金额栏目上输入金额，在备注栏目上输入备注（图30）。

4．点击确定按钮确认费用，一笔新的费用则增加到主界面下方的明细帐中，且标志栏目为“正常”，输入备注信息，则明细账单中相应会显示出备注信息。

（图30）

付款处理

◆在帐务处理界面中点击付款按钮，即弹出付款处理、退款处理、金额转帐、信用限额数据输入窗口（图31）。

（图31）

1．付款处理：在付款处理选项下，金额栏目自动记录着费用总额，这时可根据实际情况输入或点选付款方式、币种，在金额栏目中调整输入实际的付款金额，点击确定按钮返回帐务处理界面，此时明细表中多出一笔付款记录。付款金额都是用人民币（RMB）表示，同时，客人资料信息中的结算金额会相应计算、改变。

2．退款处理：若帐务处理界面中，帐务明细的余额数为负值，表示付款金额大于费用金额，这时在退款处理选项下，金额栏目自动记录着退款金额，这时可根据实际情况输入或点选付款方式、币种，在金额栏目中调整输入实际的退款金额，点击确定按钮后返回帐务处理界面，此时明细表中多出一笔退款记录（即付款栏中记入一笔负数）。

3．金额转帐：点击金额转帐选项，即弹出包含房间帐务、应收帐、团队帐务、挂帐客人、临时帐务、离店客人选项的转帐业务处理窗口，点击转帐业务窗口，则列出相应的名单列表（对方），选中相应记录双击或按回车键，在弹出的金额转帐窗口输入对方将为本方付款的金额数，按回车键并点击确定按钮，在“金额转帐成功”提示后退出返回帐务处理界面，这时，帐务明细表中多出一笔付款记录，且在备注栏中记录着该付款金额的来源，同时，在对方的帐目明细中也同样多出一笔相反的付款记录。          

4．信用限额：信用限额是指客人在酒店期间消费所允许的信用额度，当客人的（费用＋当日房价）－（付款+押金）小于信用限额，允许客人签单消费；当客人的（费用＋当日房价）－（付款+押金）大于信用限额，则通知客人补交押金（前台收银报表中的《超信用限额报表》可随时监控）。设置客人信用限额的方法为：点击信用限额选项，在信用限额栏目处输入金额数，点击确定按钮返回帐务处理界面即可。

转帐处理

1．转帐功能可以把本方帐号的帐务转到对方的帐号上，对方的帐号可以是客帐，也可以是房帐，此转账功能为手动转账。

2．在本方的帐务处理界面中，点击转帐按钮，弹出转帐业务处理窗口，该窗口包含房间帐务、应收帐、团队帐务、挂帐客人、临时帐务、离店客人六种选项。

3．根据实际情况在相应的帐号列表中选中对方帐号，双击或按回车键弹出费用转帐界面，界面上方记录着本方明细，下方则是选中的对方帐号，在本方明细中选中一笔记录，拖入（或按回车键）对方帐号栏中（图32），表示该笔费用已经由本方转入对方；若转帐项目需要调整，也可将拖入对方的某笔费用再拖回本方。

4．如果需要转出多笔费用，可以多次重复操作（如果某类费用固定由对方帐号支付，应在前台接待---转帐中设定转帐关系，实现自动转帐）。

5．点击确定，系统提示“费用转帐成功！”后返回本方帐务处理界面，这时明细表中多出一笔同样费用的帐目，只是标志为转出，且在备注栏中记录了转出方向信息，字体呈淡蓝色；同时，在对方的帐务明细表中对应多出这笔标志为转入的费用，其备注栏记录了费用来源。

6．如果客人帐务需要挂应收帐或其它类型帐号，可直接在相应的选项列表中选择帐号进行。

       7．前台接待转账是自动转账，即发生一笔相关的费用，就会自动转账。对于已经产生的费用不能作自动转账，此时前台收银只能作手动转账。两种都是转账，但功能有所区别。

（图32）

帐目更改和帐务调整

1．这是两种对错帐处理的不同方法。输入了不该输入的一笔明细帐，用帐目更改功能；金额录入错误的情况，用帐务调整功能，对于非当前班次或非当前工号的操作员输入的帐目需要修改也只能用帐务调整功能来操作。

2．完全错误输入的情况，在帐务处理界面上，点击帐目更改按钮，该笔费用立即被红字冲正，产生另外一笔相反的（金额为负数的）费用，两笔费用完全抵消，且标志栏目为更改。

3．金额录入错误的情况，在帐务处理界面，点击帐务调整按钮，在浏览窗口上方即出现类似于费用帐的四个栏目，输入相应的数据，返回帐务处理界面，明细帐中同样会增加一笔费用，只是标志栏目为调整。

◆操作帐务调整和费用的一点区别：帐务调整可以输入负金额，而费用则不能产生负数。因为帐务调整可能有费用输入过大的情况，而费用是酒店的消费项目，不能出现负数。帐务调整时，需要调整的消费项目必须明确，所作的操作在表中会有完整的体现。

第二节  退房处理

散客退房

1．退房前，先通知楼层服务员检查房间，根据楼层服务员的通知，为客人增补录入未记帐的费用，如：客房消费，客房赔偿等，这是退房前的必须工作。

2．在做退房前，先点击结算按钮，系统会自动处理包括电话费用、押金转付款等，还会询问是否收取全日租、半日租的问题（图33），在完成后点击退房按钮。

3．若帐务处理界面中余额不为零，系统也会提示“帐务未结清，是否继续？”，选择“是”，则表明对客人作挂帐处理；选择“否”，则表示先返回帐务处理界面结清帐务，再重作退房操作。挂帐信息中，正数表示客人未付清的金额，负数表示酒店没有找回给客人的金额。

4．客人退房后，由状态标志改为“O”，成为了CHECK OUT客人，若结清了帐务，则名单列入离店客人中，反之，则列入挂帐客人中。

                      （图33）

团队退房

1．点击前台收银---帐务处理---团队浏览按钮进入团队浏览界面。

2．这里列示着所有预订和入住的团队名单（离店团队可通过查询得到），选中待办理离店的团队（其必定已经入住），双击或按回车键进入团队帐务处理界面。

3．点击界面上方团队成员选项，进入各成员的帐务浏览表中，选中待结费用不为零的团队成员，双击或按回车键进入团队个人帐务（与散客帐务处理方法相同），或由帐务处理---在住客人选项下的客人名单中找到该团员，双击或按回车键进入团员个人帐务处理中，把团员个人帐务处理完毕为止。

4．清退团队押金，团队押金处理与个人押金处理方法相同。

5．在团队帐务处理界面点击付款按钮，结清团队费用，如果团队费用要转应收帐时，指定付款方式是“转应收帐”。

6．点击退房按钮，对团队作退房处理。

7．若团队成员及团队都有帐务没有结清，直接点击退房按钮，系统会提示“帐务未结清，是否继续？”，选择“是”，则表示允许团队及成员均作挂帐处理。

同住客人离店

当客房内只入住一位客人时，客人要离店，必须办理退房手续；而当房内有两个或两个以上客人在住，其中一个客人要离店时（即此时房中还有其他客人在住），只能为该客人办理离店手续。

1．在有同住客的帐务处理界面下，点击欲离店客人的姓名选项，点击退房按钮，若客人帐务已经结清，则客人状态改为了“O”，即完成了CHECK OUT操作。这时该客人不再属于原客房，其名单相应列入了离店客人中，若客人帐务没有结清，系统将会提示“客人费用没有结清，是否继续?”（图34）。

2．若不允许客人挂帐，必须待客人结清帐务方能离店。

3．若允许客人挂帐，则客人状态改为了“O”，即完成了CHECK OUT操作，这时该客人不再属于原客房，其名单相应列入了挂帐客人中。

（图34）

第三节  交班处理

       只有收银岗交接班时要在系统内作交接班处理，点击交班处理，根据提示完成操作，就可完成交接班。下一个班次的员工需要重新登陆系统，班次默认为下一个班次。收银岗交班后，前台接待岗必须同时重新登陆系统。

第四节  夜核处理

◆     日结束处理：是计算机夜核处理的实质所在。日结束之前的数据核准工作，是夜间审核的主要部分，数据是否正确，有赖于酒店人员人工核对完成。在日结束之前，可由系统生成一些报表，以便进行数据审核工作。

◆     在夜核之前，收银部门必须要打印出当天的“营业收入日报表”（在日结束报表中），作为一天的营业收入汇总。夜核后，所有的当天数据进入统计数据，系统自动日期加一，作为新的一天的开始。

◆     夜核后，前台接待和其他部门的电脑需要退出系统重新进入，系统的默认班次为第一班操作。

夜核处理的基本流程

1．夜核应在各收费营业点营业结束后进行，保证当天的营业数据完整。

2．点击夜核处理---日结束报表图标，打印夜核前相关报表。

3．根据打印出的夜核前报表，对一天的营业帐务进行核对。

4．如果帐目核对中发现问题，数据修正后，须重新打印报表。

5．数据无误后，作日结束处理前，通知各岗位停止系统运作。

6．点击夜核处理---日结束处理按钮，进行日结束处理。

7．日结束处理完毕后，点击日结束报表打印夜核后的统计报表。

日结束处理时系统自动运作过程

1．对出租客房加算一天房费。

2．出租客房的清洁标志改为D。

3．清理当日离店的客人资料，转入历史客资料库。

4．统计生成其它待查询的日报表。

5．营业日期加一。

第五节  商务中心

各功能按钮说明

点击商务中心图标，进入商务中心浏览界面。

新帐单：点击新帐单按钮，进入记帐处理窗口（图35），在代码栏点选相应的代码类别，其名称自动生成，输入单价、数量等信息，确定返回浏览界面，则浏览界面列出该笔费用，点击“增加”来完成一单多笔消费的记录。

（图35）

查单：点击查单按钮，进入查询条件框（图36），在相关栏目输入信息，不确定的可以不输，点击确定，则生成满足其条件的全部信息，此时可查看相应的信息。

（图36）

增加：点击增加按钮，进入记帐处理窗口（图37），在代码栏点选相关的代码，名称则自动生成，输入单价、成本、数量等信息，确定返回浏览界面，浏览界面增加了该笔费用，如有多笔费用，可重复操作。

（图37）

取消：在浏览框选中要取消的记录，点击取消按钮，则该记录标志栏变为“取消”（图38）。

（图38）

结帐：在浏览框选中要结帐的记录，点击结帐按钮，进入结帐窗口（图39），输入结帐方式（可点击选择）、币种、金额，存盘退出，浏览界面该笔费用标志为“结帐”。

（图39）

转客帐：在浏览界面选中要转客帐的记录，点击转客帐，则会列出各种帐务的浏览界面，选中要转入的记录双击，出现提示信息“转客帐成功！”（图40），确定返回浏览界面，该笔费用标志为“结帐”，且备注栏记录了转入的房间、帐号。

(图40)

签单：点击签单按钮，进入签单登陆窗口（图41），点击读卡，其签单卡号自动读出，输入密码，确定后出现提示信息“转帐成功！”，浏览界面该笔费用标志为“结帐”，且备注栏记录为IC卡付帐和帐号。

（图41）

康乐中心：操作方法同商务中心。

第三章  总经理查询

◆总经理查询模块所查询分析的数据是以图表来表现的。

◆分析每一批数据时，需要指定查询条件、分析方式和分析指标。

第一节  客人资料

客人资料查询

1．点击总经理查询---客人资料查询图标，即弹出了包含在住客人、预订客人、离店客人、历史客的浏览框。

2．选中要查询的客人记录双击或按回车键，便展开了该客人的详细资料（图42）。

（图42）

客人帐务查询

1．点击总经理查询---客人帐务查询图标，即弹出了包含在住客人、预订客人、团队浏览、挂帐处理、临时帐号、离店客人的浏览框。

2．选中要查询的客人记录双击或按回车键，便展开了该客人的详细帐务界面（图43）。

（图43）

特别档案查询

1．点击总经理查询---特别档案维护图标，展开特别档案客人资料（图44）。

2．左边方框为特别档案客人的浏览框，右边方框为客人的详细资料，在左边点击某客人浏览信息，则右边显示其资料，也可通过下方查询功能按钮，输入相关信息查询特别档案客人。

（图44）

国籍分析

1．点击国籍分析图标，会出现时间曲线和年季月比较两种方式，点击时间曲线，进入时间曲线资料界面。

2．在时间跨度栏填入要分析的时间段，在国籍栏点选国籍，则数值分析界面（系统默认状态）自动生成（图45）。

（图45）

3．点击图形分析按钮，图形分析界面自动生成（图46），其中界面右边分别列出房租收入、在住房数、入住房数、在住人数、入住人数五种分析指标。

4．点选不同的分析指标，则图形分析相应发生变化。

（图46）

5．点击国籍分析图标，选择年季月比较，进入年季月比较资料界面。

6．在国籍栏点选要分析的国籍，年度栏选定年度，分析方法栏选定月份、季度、年份中任意一种，则数值分析（系统默认状态）界面自动生成（图47）。

（图47）

7．点击图形分析按钮，图形分析界面自动生成（图48），其中界面右边分别列出房租收入、在住房数、入住房数、在住人数、入住人数五种分析指标。

8．点选不同的分析指标，则图形分析相应发生变化。

（图48）

客源分析

◆功能操作同国籍分析，不同点是分析对象是客源，在客源栏选择相应客源即可，可以统计分析市区、省内、省外、会议、团队、华侨等多种类型的客源。

客人类型分析

◆功能操作同国籍分析，不同点是分析对象是客人类型，在客人类型栏选择相应类型即可。类型有散客和团队以供选择。

市场码分析

◆功能操作同国籍分析，不同点是分析对象是市场码，在市场码栏选择相应市场码即可。根据系统维护中市场码的维护，可选择分析多种市场码。

客人数量分析

1．点击客人数量分析图标，出现时间曲线和年季月比较两种方式，点击时间曲线，进入时间曲线资料界面。

2．在时间跨度栏填入要分析的时间段，点击生成按钮，则生成客人数量分析界面（图49）。

3．界面左边是时间段内的入住人数和在住人数，右边是根据选择入住人数或在住人数生成的不同时间曲线分析。

（图49）

4．点击客人数量分析图标，选择年季月比较，进入年季月比较资料界面。

5．在年度栏选择要分析的年度，分析方法栏选择月份、季度、年份中任意一种，则生成客人数量分析界面（图50）。

6．界面左边是时间段内的入住人数和在住人数，右边是根据选择入住人数或在住人数生成的不同年、季、月比较饼图分析。

（图50）

房间数量分析

◆房间数量分析同客人数量分析，请参照客人数量分析，不同点是分析对象为房间数量，这里不再赘述。

第二节  营业状况查询

实时房态显示

1．点击实时房态表中客房房类和房态选择相应的房间，房态表的显示则随之变化，下方的统计数据也随着变化。

2．通过房态表可显示OK房（可用空房）、脏房、维修房、在住房（图51）。

3．用鼠标左键点击OK房、脏房、维修房，可显示房间状态，点击在住房，可显示该房间客人详细资料。

◆可通过点击总经理查询---实时房态显示图标查询时事房态，也可通过直接按F5键查询。

（图51）

客房分类汇总

1．了解每天每种房类的客房总数、可用房数、最大预订房数（图52）。

2．通过查询按钮，可查询任一天的客房分类汇总。

◆可通过点击总经理查询---客房分类汇总图标显示客房分类汇总，也可直接按F7键显示未来一段时间的客房分类信息。

（图52）

客房状态统计

1．客房状态统计表中左边是客房统计信息，列出了各类客房的统计信息。

2．中间是各类客房占总客房的百分比。

3．右边是客人统计信息，列出了各类客人的统计信息（图53）。

4．客房状态统计统计了当天的客房资料情况，如果需要查看其他日期的信息，可以在日结束报表中，通过鼠标拖动选择日期，查看相应时间的客房统计表。

（图53）

出租房价显示

1．显示当天已出租房间的房价（图54）。

2．显示客房信息为房号、房价、楼层号。

（图54）

客房出租查询

1．查询各分析指标在当日、本月累计、本年累计、上月同日、去年同日的数据（图55）。

2．可统计查询任一天的指标数据。

（图55）

客房房类分析

1．分析各房类所占比例的饼图（图56）。

2．每种房类分别用不同的颜色标示。